关于慧智
ABOUT HUIZHI

桂林会议专题之客户经验交流——广州市设计院

2016-01-07

一、前言

    近几年来,随着设计行业的快速发展,以及向现代化管理转变的迫切需要,在《“十一五”工程勘察设计行业信息化发展设计大纲》的直接推动下,各设计单位不时加大力度和投入,掀起了信息化建设的热潮,设计行业信息化整体水平得到了快速提升。

    作为设计行业信息化建设重要组成部分的档案信息化建设,虽有一定发展,但总体水平仍然滞后,越来越不克不及适应行业发展的需求,面对日益紧迫的压力,档案工作亟待转变、创新和发展,以加快档案信息化建设的步伐。

    很长一段时间来,我院就在档案信息化方面不时地进行了积极的探索,也取得了一定的成效,在此将工作中积累的一些经验和体会与同行进行交流。

二、设计档案信息化工作的需要性和现实意义

    毋庸讳言,不断以来,设计档案工作在领导和恢弘设计人员心中的地位普遍不高,"说起来重要,做起来次要,忙起来不要"就是真实写照,究其原因,固然是其工作性质决定了弗成能不切现实地拔高其地位,更重要的则是工程设计档案还远未发挥或者说被挖掘出其应有的作用,稀奇是在信息化建设过程当中,设计档案信息作为设计行业信息资源的主要组成部分,设计档案工作的外延和外延都有需要进行从新审视和定位。

    设计档案是设计单位的直接成果,也是我们的终究产品,这也是设计档案区别于其它档案的重要特点,它们凝集着设计人员的智慧和心血,是一笔宝贵财富,对推动设计工作的发展,加强设计工作的管理,提高设计工作的水平和效率,维护单位和团体的经济好处和合法权益,办事国家的基本建设都有着弗成替代的作用。

    在传统的管理模式下,设计档案工作主如果以手工操作管理纸质档案,方式被动单一,同设计其它环节联系松散而不紧密,重保管而轻利用,难以受到重视。在以信息化带动的设计行业向现代化管理转变的过程当中,设计档案的工作内容和方式都必须进行相应地转变和创新,工作内容包括纸质档案和电子档案,而且会逐步过渡到以管理电子档案为主,工作方式也转变成主动地参与设计过程的管理,在接收纸质档案的同时,收集、积累电子档案,还要将原有的纸质档案逐步数字化,提供共享利用,这也就是设计档案信息化初期发展的过程,在这个过程当中,设计档案信息的作用越来越彰显,档案信息化工作也会不时受到重视和推动。

    设计单位信息化工作的初期,信息资源的周全共享是一项重要的基础工作,依照现有条件,设计档案信息的共享是这项基础工作的重要内容。在《“十一五”工程勘察设计行业信息化发展设计大纲》中,提出要从传统的文档管理提升到电子文档管理,加快图纸档案管理电子化的步伐,逐步成立工程建设电子图档系统,为推广白图替代蓝图提供条件和基础。由此可见,设计档案信息化工作具有重要的现实意义。

三、设计档案工作发展进程

目前为止,设计行业档案工作主要履历了三个发展阶段:

(一)手工管理阶段

主如果以手工操作管理纸质档案,方式单一,重保管轻利用,无论是归档还是利用,基本都属于被动管理。

(二)计算机辅助档案管理阶段

上世纪九十年代初,随着计算机技术的应用,开始出现档案管理软件,主要用于注录和检索条目信息,打印档案封面和目次等,由档案部分为主使用,辅助管理档案实体。在此期间,我院于1993年自主开发了《图纸档案电脑检索系统》,又于2002年合作开发了《综合档案管理系统》,不仅有力地促进了档案基础业务建设,也为进入信息化阶段奠定了基础。

(三)初步进入档案信息化阶段

    近年来,电子文件的收集和管理以及原有纸质档案数字化工作成为设计行业越来越迫切的需求,随着相应技术的不时完善和成熟,同时在管理方面也具备了基础,包括我院在内的一些设计单位开始成立数字化图档管理系统,从设计过程初始就进行干与,对以CAD文件为主的电子文件的产生、归档和利用进行自动化的前端控制、全过程管理,不仅推动档案工作实现了跨越,同时也为推广协同设计以及白图替代蓝图工作提供了条件和基础。

 

四、设计档案信息化建设中面临的问题

    设计档案信息化的焦点就是数字化图档管理系统的建设,按照正常的设计流程,包括数字化图档管理系统以及推广白图替代蓝图工作都应该成立在协同设计应用平台的基础上,这才是最合理也是最佳的方式。但从具体实践来看,作为设计管理系统焦点的协同设计,由于其在设计标准化、规范化等方面还存在瓶颈,短期内还难以有效地推广应用,而数字化图档管理系统和推广白图替代蓝图工作固然对设计标准化和规范化有一定要求,但比较容易实现,且需求更为迫切,所以,目前各设计单位普遍选择了越过协同设计基础而成立数字化图档管理系统的模式。

    在没有协同设计的基础上建设数字化图档管理系统,以CAD文件为主的电子文件难以有效地收集管理和提供利用,成为一个瓶颈,主要表现在以下几个方面:

    (一)档案收集工作理念和工作方式没有与时俱进,没有树立前端化、全过程管理的理念,不克不及主动地参与设计过程的管理和控制。

    (二)无有效的技术手段促进CAD电子文件的归档,仅靠管理手段并不克不及促使设计人员主动归档完整、准确的电子文件。

    (三)基于CAD绘图软件的技术特点,大量的电子文件归档时需要进行拆分处理,技术要求高且工作量大,档案人员无力承担,要设计人员去完成无疑又加重他们的负担,而且归档电子文件的真实性、完整性和有效性也无法验证。

    (四)需要录入大量的项目和图纸标识信息,无论对档案人员还是设计人员都是巨大的负担。

    (五)版本管理难度大,CAD电子文件的修改极端频繁,大量文件都有多个版本,即使设计者本人有时也会混合,人工管理的方式无法保证电子文件的准确性。这也是CAD电子档案管理中的一个难点问题。

    (六)数字化档案替代硫酸纸存档和数字化存档管理标准尚未制订,在实践工作中缺乏指引。

五、我院建设数字化图档管理系统的实践

我院自2006年5月起合作研发并于2007年7月正式成立了数字化图档管理系统,现已成为我院设计工作中必弗成扔顾啄工具,该系统采用前端控制,全过程管理的理念,实现了:

(一)电子文件自动收集管理

通过对CAD绘图软件的深入开发和集成,对CAD电子文件从产生到归档的过程进动作态化管理,自动分析和提取CAD电子文件的相关信息,从而实现CAD电子文件的自动拆图、归档和成立目次信息,利用条形码等技术确保其版本的准确性及多版本的有效管理。

(二)图纸数字化管理平台

    现阶段归档的CAD电子文件在签名、盖章等方面,以及底图刮改等原因,还无法和最后出图的底图完整对应。为了能完整、准确、系统地管理设计档案信息,我院的设计档案实行双规制管理方式,即同时保管纸质档案和相应的电子文件,而归档电子文件采用双套制管理方式,即同时保管CAD电子文件和归档纸质文件的扫描电子文件。

我院自2004年10起,在底图出图归档的同时,拜托晒图部分进行扫描数字化加工,构成的电子文件在该系统中可以自动批量上载,自动和相对应版本的CAD电子文件实施关联。2009年12月开始,由档案部分自行购买大幅面扫描设备,聘请专门人员对库存的30多万张底图集中进行扫描数字化加工,全部放在该系统中提供利用。通过扫描数字化工作,既方便了检索利用,又有效地保护了图纸原件,同时取消了用来借阅的蓝图资料,优化了底图的存放,极大的缓解了日益紧迫的库房存储压力,促进了档案工作可持续发展。

(三)档案检索利用平台

    可以简便、快速地检索、浏览、下载项目和图纸信息,提供独立的图纸浏览工具,对查询到的多种花样的电子文件进行缩图或全图浏览。

    此外,我院现在正在建设的综合信息管理平台,也包括了档案管理子系统,准备进一步整合各类档案信息资源,加快推进档案信息化的发展。

六、开展档案信息化工作的经验和体会

(一)积极推动档案工作的转变

    为适应档案信息化发展的要求,档案部分必须化被动为主动,以积极的姿态对传统的管理理念和工作方式进行转变和创新。

    一是从以手工管理为主为向计算机管理为主转变,不仅包括电子文件的管理,还包括档案的登记、统计等各项工作,目前我院设计档案的归档登记、整理编目、利用登记及统计工作全部实现了计算机管理。

    二是从以管理档案实体为主向管理档案信息为主转变,这就要求档案部分要主动参与设计过程的控制和管理,对文件材料的构成、整理和归档进行前端化、全过程控制和管理,同时要对档案实体逐步实现数字化。

三是从以档案整理保管为主向网络化利用办事为主转变,在确保档案安全的前提下,简化整理,深化利用,把档案工作的重心转移到搭建档案信息共享的平台上来。

(二)加强管理为基础,技术应用为手段

    设计档案信息化发展的过程,不克不及复杂理解为就是计算机和网络技术在档案管理中应用的过程,它同时更是一个在综合管理上不时完善和创新的过程,管理的完善和创新是基础,技术的合理应用是手段,管理为技术提供应用的平台,技术为管理实现现代化办事,二者相相辅相成,互相促进,配合推动信息化的不时发展。

    技术上不具备条件,管理上成本太大,工作自然难以正常开展。我们开发计算机辅助档案管理系统时,设计利用它收集管理电子文件,但由于技术条件所限,拆图、录入信息等工作都需要人工进行,工作量巨大,我院主管领导和各相关部分几年间多次讨论,也出台了相关规定,要求设计人员主动归档电子文件,但阻力大,又缺乏制约措施,管理成本价值太大,工作不断无法开展起来。

    技术上具备了条件,也必须依靠相适应的管理基础。随着相应技术的突破和成熟应用,为日益迫切的收集归档电子文件的需求提供了可行的解决方案,但这种方案的奉行并非易事,还必须依赖于强有力的管理手段和措施,就是说这种解决方案的成败更多地取决于管理基础,这些管理措施包括:图签的统一、绘图技术的规范、设计和出图的各个环节的控制、奖惩等制约手段等等。技术可以引进,但管理必须存身自身,吸取了以往的经验和教训,我们在建设数字化图档管理系统的过程当中,在配套的管理措施方面做了大量充分的、卓有成效的工作,确保了系统应用工作平稳开展,使我院档案信息化工作实现了一次跨越。

(三)必须取得领导的重视和撑持

    信息化工作就是"一把手工程",这条定律在行业中是众所周知的,随着设计行业信息化的发展,设计档案信息化工作也逐步受到领导的重视,我们在建设数字化图档管理系统过程当中,由于我院主管领导站在全局性和前瞻性的高度,对电子文件收集管理的紧迫性有着深刻的看法,工作方式则基本变成了自上而下,主管领导亲自推动和协调,在阻力面前态度坚决不让步,各项工作的推进当然是平稳顺利。

(四)必须取得相关管理部分的有力撑持

    设计档案信息化工作并不仅仅是信息中心和档案部分的工作,它涉及到技术管理、项目管理、出图管理等多个环节和多个部分,是一个综合管理控制的过程,各环节、各部分的有力撑持和配合至关重要。

    在我院档案信息化建设过程当中,技术管理、项目管理等部分都出台了多项有力措施,积极主动地推进,并直接参与把关工作。技术管理部分为此从新修订了图签,强化了设计标准化和规范化管理,规定图纸出图必须遵循"先归档,后出图"的办理程序,即先归档底图及其电子文件,由档案部分办理出图手续,以确保底图及其电子文件归档的齐全和完整;项目管理部分在和各设计部分签订的内部承包合同中,明确把设计档案(包括电子档案)归档工作列为其中的考核指标,并严厉落实,在产值结算时,必须由档案部分对归档齐全完整情况签名确认,才能计算产值。技术管理、项目管理等部分会不定期地对设计档案归档情况进行联合搜检,对工作不力的部分通报批评甚至处罚。

(五)档案部分必须积极参与技术管理和设计过程管理控制

    要确保档案信息化建设工作开展顺利,档案部分就必须在技术管理、设计过程管理中具有"话语权"。

    我院档案部分不仅积极参与技术管理的标准化和规范化建设,如参与有关的质量管理系统文件的编制,包括制订图签花样、绘图标准化制度等,还积极参与设计过程的管理控制,让档案信息化不仅管理静态的信息,还要管理信息构成的过程,在设计过程当中就主动对图号、版本号等关键的标识信息进行前端控制,使信息构成、管理到归档环节可以平滑、无缝联接,将设计档案信息化工作贯穿到工程设计全过程控制中。

(六)引导设计人员积极主动参与档案信息化建设

    设计档案信息来源于工程设计和管理工作,也必须办事于设计和管理的各项工作,这也是档案信息化建设的根本目的。在档案信息化建设过程当中,要注意调动设计人员的积极性和主动性,引导他们改变观念,把归档工作纳入他们的岗位职责,同时尽量不改变他们的工作习惯,尽量不增加他们的工作负担。如今,我院设计人员对设计档案稀奇是电子档案归档工作的态度已逐步从无关紧要转变成积极主动。在档案利用方式上,我们也已取消了用来查阅的蓝图资料,规定了纸质档案不予借出,引导设计人员转变成自主、便捷地查阅利用归档电子文件,使我院档案信息化工作走上了稳步发展的轨道。

七、对白图替代蓝图工作的几点想法

    固然我院目前尚未开展白图替代蓝图的工作,但我们建设数字化图档管理系统正为这项工作发明基础和条件,我们极端关注同行在这方面工作的进展,仅谈几点想法。

    (一)除了图纸(包括电子文件)收集归档难、版本控制难等问题外,设计行业档案工作目前面临的现实问题还有:快速增长的纸质档案对库房保管造成越来越大的压力,库房容量弗成能无穷地扩大;大量的晒图工作需要通过人工方式调出底图,并要对返库的底图进行整理,工作量大且繁琐,这也是目前投入人力最多的工作。这些都阻碍着设计档案工作的可持续发展,而推广白图替代蓝图则是解决上述问题的有效途径,它必将带动设计行业档案工作的深刻变革,所以档案部分应该积极地参与和推动。

    (二)对于设计行业自身,要推广白图替代蓝图工作,就必须首先成立数字化图档管理系统,如没有协同设计平台为基础,该系统在设计标准化、背景信息和元数据的收集方面就必须有更高的要求,如成立了协同设计平台,白图替代蓝图工作的开展则是水到渠成。

    (三)据领会,国家档案局所属的科研所曾做过相关课题的研究,认为白图的纸张和书写材料达到了档案保管的要求。

    (四)参照《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)"具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件,如没有纸质拷贝件,必须制成纸质文件或缩微品等。归档时,应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。"以及《建设电子文件与电子档案管理规范》(CJJ/T 117-2007)"对具有永久保存价值的可输出打印型电子文件……归档时应同时保存文件的电子版本、纸质版本……"的规定,由于设计行业的施工图等保管期限一般为永久,因此在开展白图替代蓝图的工作中,应采用纸质文件和电子文件同时保管的"双规"制管理模式。

    (五)由于目前还没有符合《中华人民共和国电子签名法》并适合设计行业信息系统的PKI/CA身份认证系统,通过设计单位内部认证的电子签名,其效率还不克不及同等于手写签名,因此必须归档保存一份手写签名的纸质文件,而对外提供的白图和和蓝图同样是复制件,由加盖的单位印章和注册师印章来确保其真实性和有效性,二者的效率可认为是同等的。

    (六)设计行业信息技术更新换代日益频繁,对收集管理的电子文件,包括其背景信息和元数据,应同时做好固化处理工作,除保存原始DGW花样电子文件,还应同时转化为TIFF、PDF、DWF等花样文件保存,以确保其在恒久保管中的真实性、完整性和有效性。

    (七)目前,参与建设项目的各相关单位,稀奇是一些行政主管机构、业务审批机构、施工图审查机构等对白图替代蓝图态度还不够明确,这也是这项工作开展缓慢的一个重要原因。要顺利开展这项工作,就必须在中国勘察协会的领导下,努力争取建设和档案等行政主管机关的明确撑持。

八、结束语

    颠末不懈的努力,我院的档案信息化工作正走上稳步发展的轨道,同时我们也清醒地看法到,信息化是一项系统的工程,要颠末恒久的发展进程。我们目前还是刚刚起步,我们会紧紧跟随设计行业信息化发展的步伐,坚定不移地推动设计档案信息化的持续发展。

微信扫一扫

DESIGN BY UCANTECH